Revisionssicheres Emailarchiv . Wozu sollte ich so was brauchen ?
Spätestens wenn Ihre *.pst Datei vor dem Gerichtstermin kaputt ist werden sie es wissen !
Die Datenschutzgrundverordnung die momentan in aller Munde ist , ist eigentlich nur der Schlusspunkt einer mittlerweile mehr als 2 jährigen schrittweisen Anhebung des Datenschutzes.
Wer die Schritte in den letzten 2 Jahren konsequent umgesetzte hat , der hat auch jetzt keine Probleme damit.
Insbesondere Die Verlagerung der Geschäftlichen Kommunikation auf digitale Wege hat dazu beigetragen das auch der Gesetzgeber seine Anforderungen an Aufbewahrungspflichten und Zeiträume angepasst hat.
Die Bundesabgabenordnung regelt in Österreich was , wielange aufbewahrt werden muss. Was also muss archiviert werden?
Geschäftsdokumente wie Bücher, Aufzeichnungen und Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung (Umsatzsteuer) von Bedeutung sind – auch solche, die auf Rechnungen nur hinweisen.
Für alle Unterlagen besteht nicht nur in Papierform , sondern auch als E-Mails eine Aufbewahrungspflicht, sofern sie obigen Spezifikationen entsprechen. Dies gilt zudem für sämtliche Schreiben, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege und Verträge.
Grundlegend hierfür sind die Bundesabgabenordnung (§ 131 f. BAO), das Unternehmensgesetzbuch (vor allem § 190 UGB) sowie das Aktien- und GmbH-Gesetz. Bei umsatzsteuerrelevanten Belegen kommen darüber hinaus die Regelungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) zum Tragen, die aber in ihren Forderungen nicht wesentlich über das oben Geschilderte hinausgehen.
Archivierung von Dateianhängen E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein. In der Praxis In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden? Nach der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben sich folgende Aufbewahrungsfristen:
Grundsätzlich müssen Geschäftsdokumente mindestens drei Jahre archiviert werden.
Bei steuerrechtlich relevanter Geschäftskorrespondenz ist eine Frist von bis zu sieben Jahren zu
beachten.
Bei Korrespondenz, die sich auf Geschäfte mit Immobilien oder Grundstücken bezieht, gilt eine
Frist von mindestens 12 Jahren.
Die von uns in unserem Datacenter Betriebenen Revisionsicheren Emailarchive dienen zur langjährigen E-Mail-Archivierung in verschlüsselter Form. Import- und Export-Funktionen bringen das Archiv nachträglich auf einen aktuellen Stand oder sorgen für eine reibungslose Notfallwiederherstellung. Nachrichten werden zudem komprimiert und dedupliziert gespeichert Ein Webdienst steht neben Administratoren und Auditoren auch Mailserver-Benutzern zur Verfügung (wenn konfiguriert), die bei Bedarf Nachrichten reviewen oder mit einem Klick wiederherstellen. Und das alles ohne das sie sich darum kümmern müssen.
*!! Achtung !! Vor Ort betriebene Emailarchive gelten nicht als revisionsicher sofern sie sich Zugang dazu verschaffen können.